مطابق با ماده 1258 قانون مدنی، سند یکی از رایج‌ترین و مهم‌ترین دلایل اثبات ادعای افراد می‌باشد. از طرفی با پیشرفت روزافزون تکنولوژی و استفاده گسترده مردم از وسایل الکترونیک، بسیاری از معاملات و توافقات در سطحی گسترده از طریق ابزار الکترونیک همچون رایانه و گوشی‌های هوشمند انجام شود. متعاقباً استناد افراد به داده‌های حاصل از مکاتبات و معاملات آنلاین، سبب شد تا دولت‌ها به فکر اعتبارسنجی اسنادی باشند که به‌صورت الکترونیک منعقد می‌شود.
در ماده 2 قانون تجارت الکترونیک ایران سند الکترونیکی اینگونه تعریف شده است : ” داده پیام هر نمادی از واقعه ، اطلاعات یا مفهوم است که با وسایل الکترونیکی ، نوری یا فناوری های جدید اطلاعات تولید ، فرستاده ، دریافت ذخیره یا پردازش می شود . داده پیام به وسیله اصل ساز ، تولید یا فرستاده می شود تا مخاطب آن را دریافت نماید . تولید کننده و فرستنده داده پیام آن را با امضای الکترونیکی امضا می کند ” صرفنظر از ابهاماتی که در این ماده قانونی وجود دارد استنباطی که از این ماده می‌توان داشت به زبان ساده این است که داده پیامی که حائز ارکان یک سند به معناي خاص آن باشد، یک سند الکترونیکی است: 1- نوشته باشـد، 2-داراي قابلیـت اسـتناد در مقـام دعوي یا دفاع باشد، 3- امضا شده باشد. لذا با توجه به تعاریف بالا سند الکترونیکی عبارت است از نوشـته‌اي کـه از طریـق وسـایل الکترونیکـی تولیـد، ارسال، دریافت و ذخیره شده باشد و در مقام دعوی یا دفاع قابلیت استناد داشته باشد.
الف) اطلاعات مورد نظر قابل دسترسی بوده و امكان استفاده درصورت رجوع بعدی فراهم باشد
ب) داده‌پيام به همان قالبي كه توليد، ارسال و يا دريافت شده ويا به قالبی كه دقيقاً نمايشگر اطلاعاتی باشد كه توليد، ارسال و يا دريافت شده نگهداری شود.
ج) اطلاعاتی كه مشخص كننده مبدأ، مقصد، زمان ارسال و دريافت داده پيام می باشند نيز در صورت وجود نگهداری شوند.
د) شرايط ديگري كه هر نهاد، سازمان، دستگاه دولتي ويا وزارتخانه درخصوص نگهداری داده پيام مرتبط به حوزه مسؤوليت خود مقرر نموده فراهم شده باشد.
درنتیجه قانونگذار در این ماده 4 شرط را برای احراز اصل بودن سند مدنظر قرار داده است:
1- قابليت دسترسي و استفاده در صورت رجوع
2- حفظ تماميت اطلاعاتی كه توليد، ارسال يا دريافت شده‌اند
3- نگهداري اطلاعات شناسايی داده‌پيام
4- رعايت شرايط خاص دستگاههاي اجرايی.
البته باید توجه داشت که اسنادي كه توسط وسایل الکترونیک ايجاد مي‌شوند هيچكدام اصل به مفهوم سنتي آن نیستند اما مي‌توان با استفاده از شيوه‌هاي فني، مانند امضاي ديجيتال، تماميت و اصالت سند را در دلايل الكترونيكي تأمين كرد. از همین رو است که اسناد الکترونیکی به سه دسته تقسیم می‌شوند:
1- سند رسمی الکترونیکی
2- سند عادی الکترونیکی با امضای ساده
3- سند عادی الکترونیکی با امضای مطمئن .
در نوشتار آتی بعد به بررسی و توضیح هریک از این اسناد و میزان اعتبارشان می‌پردازیم، همچنین خواهیم دید که منظور از امضای الکترونیک چیست و چه شرایطی لازم است تا یک سند الکترونیکی دارای امضای دیجیتال باشد.
